Struktur und Freiheit – duale Datenverarbeitung in Wikis4 min Lesezeit

[aktualisiert]

Woran denken Sie, wenn Sie „Wiki“ hören? – An Wikipedia vielleicht. Oder an WikiLeaks. Vielleicht auch an ein Wikiprojekt in Ihrem Unternehmen! Bestimmt geht es dabei um offene Inhalte, gemeinsames Wissen und kollaboratives Schreiben. Ein Wiki kann aber noch mehr!

Software für Wikis hat sich in der letzten Dekade weiterentwickelt und bietet heute zwei grundlegende Funktionen: neben der Verarbeitung von unstrukturierten auch die Verarbeitung von strukturierten Daten. Im Wiki bedeutet das: neben Informationen in Fließtext stehen Daten in Tabellen und Formularen, also Wissen für Mensch UND Maschine. Diese beiden Funktionen sind zwar diametral verschieden, ergänzen sich aber wunderbar! Eine Kombination dieser beiden Möglichkeiten der Datenverarbeitung ist nicht selbstverständlich, aber für den Unternehmensalltag recht nützlich! Es ist eine Stärke von modernen, meist semantischen Wikis.

Die Dualität der Anwendungsmöglichkeiten ist die Stärke eines modernen Wikis.

Dualität der Datenverarbeitung in Wikis

Wikis in Unternehmen können eine Vielzahl an möglichen Anwendungsszenarien finden: vom Projekt- und Qualitätsmanagement über Kundensupport, Handbücher und Berichtswesen bis hin zu Ideenmanagement und Schwarzem Brett. Gleichzeitig sind Wikis oft in andere Systeme in der Software-Infrastruktur des Unternehmens eingebunden und unterstützen in manchen Fällen direkt Unternehmensprozesse der Wertschöpfung.

Wikis kann man heute für zwei zentrale Prozesse einsetzen:

  1. Explizites Wissen (oder Informationen) sammeln, mit anderen teilen, daraus gemeinsame Geschichten generieren und sichtbar machen.
  2. Repetitive Prozesse durch Automatisierung vereinfachen, Informationen strukturiert visualisieren und aus bestehenden Daten dadurch neues Wissen generieren.

Gerade die Kombination aus unstrukturierten und strukturierten Inhalten, also aus freiem Text und Daten, ist eine der wichtigsten Stärken eines Wikis gegenüber anderen Systemen.

Etwa ist die Software-Lösung MediaWiki, – die aus seiner noch immer prominentesten öffentlichen Nutzung, nämlich Wikipedia1, entstanden ist, gut darauf ausgelegt: Einerseits wird Fließtext in natürlicher Sprache verarbeitet, andererseits werden datenlastige Elemente genutzt, wie Infoboxen, Tabellenübersichten, Kategorien. Auch gibt es erweiterte Gesamtlösungen zur Datenverabeitung wie Wikidata (auf Basis von Wikibase) für Wikipedia oder Semantic MediaWiki und Cargo für Wikis in Unternehmen und Organisationen.

Was bringt mir das?

Viele Software-Systeme konzentrieren sich entweder auf unstrukturierte oder strukturierte Daten:

  • Unstrukturiert: MS Word, LibreOffice, Google Docs, WordPress, Texteditoren, Social Media, …
  • Semistrukturiert: E-Mail, Chat (Kopf strukturiert, Inhalt unstrukturiert)
  • Strukturiert: Datenbanken, SQL, MS Excel, …

Dokumente, in die Informationen unstrukturiert eingegeben werden, sind aber an sich oft strukturiert: Mit den Metadaten (Autor, Änderungsdatum, Dateigröße, …) liefert z. B. ein Word-Dokument strukturierte Daten mit.

Aber nur wenige Systeme bieten beide Möglichkeiten der Dateneingabe – hier sind semantische Wikis besonders stark! Im Unternehmen können Sie sich die Vorteile der Kombination aus vorgegebener Struktur und der freien Texteingabe zunutze machen.

Wie kann das aussehen?

Struktur

Icon strukturierter Content

Eingabe:

Die Dateneingabe erfolgt strukturiert mithilfe von Formularen. Die Daten sind sogleich semantisch verarbeitbar und an anderer Stelle verfügbar. Formatierungsfehler können besser vermieden werden, die Strukturvorgaben erleichtern die Eingabe der Inhalte.

Ausgabe:

Die Datenausgabe kann durch die strukturierte Dateneingabe auch strukturierter erfolgen: Aus den Daten können Pläne, Übersichten, Tabellen, Listen u. ä. erstellt werden.

Freiheit

Icon unstrukturierter Content

Eingabe:

Inhalte werden unstrukturiert eingegeben und später nach Bedarf nachstrukturiert. Ideen und Teilinformationen können – auch temporär – deponiert werden, ohne einen passenden Speicherplatz finden zu müssen.

Ausgabe:

In der Anzeige steht eine freie Kollektion von Inhalten, die nicht strukturiert werden muss, nebeneinander. Anstelle der Struktur übernimmt die Suchfunktion das Auffinden der Inhalte. Es wird nicht gebrowst, sondern gesucht.

Strukturierte und unstrukturierte Dateneingabe
Strukturierte und unstrukturierte Dateneingabe

Wenn mehrere an einer gemeinsamen Sache arbeiten, kann Chaos entstehen. (Toll und wichtig! Aber nicht nur.) Damit die Qualität der Inhalte in einem Wiki oder einer anderen Wissensmanagement-Plattform am „Wildwuchs“ nicht leidet, sondern davon profitiert, hat es sich bewährt, das Eintragen von neuen Inhalten und Ideen grundsätzlich zu fördern, dafür aber bestimmte Bereiche anzubieten: eine Sandbox zum Ausprobieren, persönliche NutzerInnen-Seiten und geschlossene Bereiche mit geringerer Öffentlichkeit.

Haben Sie bereits Erfahrungen mit der Kombination aus strukturierten und unstrukturierten Inhalten?

Bildquellen: Icons von Xinh Studio auf The Noun Project, Foto von JJ Ying auf Unsplash

  1. Hier verlinkt, damit der Unterschied klarer wird, die Benennung ist verwirrend!

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