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Digitalisierung

Checkliste für den digitalen Frühjahrsputz7 min Lesezeit

Written by Sabine Melnicki Published Discussion Leave a Comment on Checkliste für den digitalen Frühjahrsputz7 min Lesezeit

Zu Jahresende den Arbeitsplatz aufräumen – die Checkliste für den digitalen Frühjahrsputz

Zu Jahresende räumen wir Wohnungen und Häuser auf und lassen frische Luft und das neue Jahr in unsere Räume. Über die Silvesternacht nehmen wir nach Brauch und Glauben die gewaschene Wäsche vom Wäschetrockner, um das Glück nicht herauszufordern. Und weil wir das Glück auch im beruflichen Leben nicht zu sehr strapazieren möchten, ordnen wir die Dinge und investieren an den Feiertagen ein bisschen Zeit in das Aufräumen des digitalen Arbeitsplatzes.

Vielleicht sind auch für Sie ein paar Tipps dabei?

Dieser Artikel wurde ursprünglich am 28.12.2017 veröffentlicht, 2019 wurden Links und Datumsangaben aktualisiert.

Website aktualisieren

  • Jahr im Copyright ändern

Im Footer von Websites findet sich oft ein Copyrighthinweis, hier kann das Jahr auf das aktuelle geändert werden.

2018 2019 

Wer möchte, kann auch die Zeitspanne behalten:

(c) 2016–2019

Ein Hinweis dazu: Das Copyright-Zeichen kommt aus dem englischen Sprachraum und ist genau genommen im deutschen Sprachraum, namentlich hier in Österreich, nicht notwendig. Möchten Sie das Zeichen © verwenden, so geben Sie im HMTL-Code © ein.

  • Kontaktinfo überprüfen
  • das Kontaktformular testen
  • Statistiken prüfen, Jahresüberblick über Besuchszahlen erstellen (von Google Analytics oder Piwik)
  • Monitoring einrichten

Wenn die eigene Website offline ist, möchte man das sofort erfahren. Wenn das Hostingservice diesen Dienst nicht anbietet, ist eine Benachrichtigung schnell eingerichtet, etwa mit Uptime Robot oder StatusCake (beide in der Basisversion kostenlos).

Social-Media-Profile updaten

Zuerst verschaffen wir uns einen Überblick: Gibt es dort noch ein LinkedIn-Profil, das nicht genutzt wird? Ist im XING-Profil schon der neue Job eingetragen? Hier ein paar mehr Möglichkeiten:

Passwörter ändern

Grundsätzlich ist es ratsam, Passwörter regelmäßig zu ändern, auch wenn Sie sichere Passwörter verwenden.

Da wir zum Verwalten der Passwörter einen Passwortmanager wie KeePass oder 1Password verwenden, fällt es uns leichter, ältere Passwörter auszumachen, da etwa 1Password ältere Passwörter automatisch anzeigt. Jetzt ist Zeit, in Ruhe die Passwörter auf den Seiten zu aktualisieren.

Weiterlesen:

Backuproutine anpassen

Ganz klar sollte das Backup nicht nur eine Sache des Jahreswechsels sein, sondern regelmäßige Standardroutine. Es gibt viel zu verlieren!

Jetzt nehmen wir uns kurz Zeit, die Backup-Routine zu überdenken und ev. neu aufzusetzen bzw. zu ergänzen.

  • Gibt es ein lokales Backup und/oder eines in der Cloud? > Ein Cloudservice stellt eine sehr gute Ergänzung zum lokalen Backup dar.
  • Welche Daten werden automatisch gesichert?
  • Wo muss händisch nachgeholfen werden? > Backuptermine für das ganze Jahr im Kalender eintragen.
  • Kann das Backup schnell wiederhergestellt werden?

Dateien aufräumen

Über das Jahr sammeln sich viele Dateien an, das Aufräumen und Organisieren derselben ist zeitaufwändig. Manchmal hilft nur ein Langstreckenflug ohne W-LAN-Verbindung, um die Dateien wieder aufzuräumen.

Eine unserer SSD-Festplatten hat kürzlich nach nur einem Jahr ihren Dienst quittiert, weil sie über längere Zeit randvoll mit Daten gefüllt war. Das tut besonders SSD-Festplatten nicht gut. Mit der neuen Festplatte kam die doppelte Speicherkapazität und das Wissen, diese nicht erneut auszureizen.

Was noch einfacher zu organisieren geht:

  • Schreibtisch (Desktop) aufräumen. Je weniger Dateien auf dem Desktop herumkugeln, desto besser, denn dies beeinflusst die Performance negativ. Schon das Verschieben aller Dateien in einen einzelnen Ordner hilft.
  • Downloads-Ordner leeren. Downloads löschen oder an andere Orte verschieben.
  • Browser-Extensions überprüfen und ggf. löschen. Nicht aktivierte Extensions durchsehen und löschen. Darf es als Belohnung eine neue sein? PrivacyBadger blockiert unsichtbare Tracker und Datensammler.

Unsere Empfehlung: Von WhatsApp zu Signal wechseln

Um einen weiteren Schritt in Richtung Datensicherheit zu tun, taugt der Umstieg von WhatsApp auf eine sicherere Nachrichten-App. Machen Sie diesen ersten Schritt!

Es reicht nicht, die App WhatsApp zu deinstallieren, zuvor muss noch innerhalb der App das Konto gelöscht werden. Mit dem Löschen des Kontos werden auch alle Chatprotokolle und Bilder gelöscht, stellen Sie also sicher, dass Sie Wichtiges zuvor gesichert haben. (Auf Android lässt sich ein transferierbares Backup erstellen.)

Gute WhatsApp-Alternativen:

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Googlen Sie sich selbst

Gefällt Ihnen nicht, was Sie finden, können Sie Inhalte von Google entfernen lassen. Das betrifft natürlich hauptsächlich sensible Informationen wie Kontonummern und explizite Bilder, aber auch veraltete Webinhalte.

Nach der Websuche kann man sich für den eigenen Namen eine Benachrichtigung mit Google Alerts einstellen. Damit wird man benachrichtigt, wenn der Name im Netz erwähnt wird.

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Apps löschen

Auf dem Smartphone sammelt sich über das Jahr eine Vielzahl an Apps, die ausprobiert werden wollten oder anfangs sinnvoll erschienen. Brauchen Sie sie noch? Gehen Sie in Gedanken über die Apps und verschieben Sie alle ungebrauchten in einen Ordner. In einer zweiten Runde lassen sie sich von dort schnell löschen. Apps lassen sich rasch wieder herunterladen, sollen Sie eine doch vermissen.

Mails & Signatur

Ideen, der E-Mail-Flut Herr oder Frau zu werden, gibt es viele. Welche zum Erfolg führt, ist auch Sache persönlicher Präferenzen. Hier sind einige Tipps, die man sich am Jahresende gut mal durch den Kopf gehen lassen kann:

Inbox Zero

Inbox Zero beschreibt die Idee, stets mir leerer Inbox zu arbeiten, das heißt, in regelmäßigen Abständen den Posteingang völlig abzuarbeiten und somit zu leeren. Wenn Sie diese Idee gut finden, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, die Inbox einmal vollständig zu leeren!

Filter erstellen & Archive bearbeiten

Automatische Filterfunktionen verschieben E-Mails sofort in die richtigen Ordner. Jetzt am Jahresende können diese Ordner auch gesichtet und gelichtet werden. Diese Methode geht der Inbox-Zero-Methode entgegen, denn die besagt, dass jedes E-Mail zumindest einmal „angegriffen“ und somit bearbeitet wird.

  • Newsletter abbestellen, ein einfaches Online-Tool für das massenhafte Abbestellen mehrerer Newsletter ist unroll.me.
  • Wenn noch etwas Zeit bleibt, erstellen Sie eine eigene E-Mail-Adresse nur für Newsletter und stellen die Newsletter auf diese Adresse um. So können die E-Mails noch einfacher ausgefiltert werden. Geben Sie dieser E-Mail-Adresse einen sympathischen und für Sie griffigen Namen, etwa interessantes@.

Signatur aufpolieren

Hat sich in der Mailsignatur etwas geändert? Ist eine Mailadresse dazugekommen, die noch keine Signatur hat? Jetzt ist Zeit für das Aufpolieren. Vielleicht passt ein neues, schönes Zitat?

Hardware reinigen

Tastatur und Maus freuen sich über eine sanfte Reinigung.

An der Tastatur kommt man mit einem feuchten Wattestäbchen schon sehr weit, die Maus lässt sich mit einem feuchten Lappen einfach reinigen.

Belohnung

Wenn die harte Arbeit getan ist, gibt es Belohnung für den Computer, einen neuen Bildschirmhintergrund für Jänner 2019 (Version 2018) vom Smashing Magazine. Natürlich ist das hauptsächlich ein visueller Anreiz, eine angenehme Hintergrundfarbe kann aber auch das Arbeiten erleichtern. Dort im Februar gleich wieder vorbeischauen!

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Bildquelle: CC0, Corinne Kutz auf Unsplash.com

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